Sensibilizamos para a mudança.
Definimos a missão, a visão e os valores da organização.
Discutimos porque devemos planejar, afinal sabemos que Planejamento é a definição do futuro desejado e de meios eficazes para alcançá-lo. (Ackoff)
Planejamento é:
- Um processo de tomada de decisão;
- O momento anterior à ação;
- Uma ferramenta que facilita a concretização da missão;
- O uso da razão como fator determinante para a tomada de decisões;
- O fator decisivo para tomada das rédeas do futuro nas mãos.
Mas, temos outras questões a responder:
- O que devemos planejar?
- Quem deve elaborar o planejamento?
- Quando devemos planejar?
- Onde deve ser elaborado o planejamento?
O que devemos planejar? Esta pergunta tem uma resposta simplista: TUDO. Os mínimos detalhes.
Quem deve elaborar o planejamento? Esta reposta também é bem simples. Quem tem os dados de realidade, quem vai executar.
Quando devemos planejar? Mais uma vez, a resposta é simples: SEMPRE.
Planejamos e replanejamos a cada passo.
Onde deve ser elaborado o planejamento?
O planejamento deve ser elaborado em todos os níveis: estratégico, tático e operacional: em todos os setores, em todos os departamentos.
O nível estratégico, em uma reunião explica como deverá ser elaborado o planejamento.
Entrega um fluxograma do trabalho a ser realizado e determina formato da apresentação, prazos, competências, responsáveis.
O nível operacional realiza o planejamento e envia ao nível tático que compila todas as informações e envia ao estratégico, onde são tomadas as decisões finais.
Mas, cientes de toda esta teoria precisamos lembrar que planejar é “olhar para dentro”. É checar a situação presente para agir sobre ela. É diagnosticar. É o momento de jogar o Jogo da Verdade.
Não podemos esquecer que sem conhecimento da realidade posso fazer um planejamento lindo (no papel), mas que não atenda aos problemas reais.
Com o planejamento pretende-se:
- Conhecer e utilizar os PONTOS FORTES;
- Conhecer e reforçar os PONTOS FRÁGEIS;
- Conhecer e eliminar os PONTOS NEGATIVOS;
- Conhecer e usufruir das OPORTUNIDADES;
- Conhecer e evitar as AMEAÇAS.
O diagnóstico nos permite a identificação dos problemas. Mas, este é um momento sensível. O Jogo da Verdade não é fácil. Ninguém gosta de ouvir críticas, todos procuram minimizar os problemas.
Este momento deve ser baseado em dados objetivos, mas também na percepção de cada um.
Deve-se analisar:
- A comunidade;
- A clientela;
- ·O prédio;
- Os equipamentos;
- O meio ambiente;
- As relações de trabalho;
- Os métodos de trabalho;
- O pessoal;
- A eficiência, eficácia e a efetividade do trabalho;
- Os resultados que estão sendo obtidos;
- As reclamações;
- Os produtos oferecidos;
- A satisfação dos clientes internos e externos.
Não basta enviar um questionário para os clientes, pois a maioria nem ao menos responde. Mas, atenção, não estou falando pra não enviar um questionário, estou dizendo: não basta. Precisa haver, caixas de sugestões, entrevistas por amostragem, conversas informais com os clientes a que tiver momentos de acesso.
Não basta pedir um relatório dos funcionários, pois o Jogo da Verdade não é fácil.
Este é o momento em que a consultoria é de suma importância. É mais fácil falar com um estranho, ser sincero com quem vai ter um olhar mais objetivo e não vai ficar magoado com as minhas eventuais críticas, vai estar mais disposto a ouvir minhas sugestões.
O relatório do diagnóstico deve ser exaustivamente discutido, analisado nos mínimos detalhes.
Lembre-se que um diagnóstico errado pode matar o doente.
Por Kátia Issa Drügg
